Ewidencja godzin zleceniobiorców - obowiązek, o którym wciąż zbyt wielu przedsiębiorców zapomina

Od kilku lat minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia i umów o świadczenie usług nie jest już tylko symbolicznym zapisem w ustawie. To realny obowiązek, którego przestrzeganie kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy i to nawet wtedy, gdy firma nie zatrudnia żadnych pracowników etatowych.

Minimalna stawka wynagrodzenia zleceniobiorcy 2025 i 2026

Przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy, że aby wykazać, iż zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie zgodne z obowiązującą stawką minimalną - w 2025 roku to 30,50 zł brutto za godzinę, a od 2026 roku wzrasta do 31,40 zł brutto - muszą prowadzić rzetelną ewidencję liczby godzin wykonania zlecenia. To nie jest fakultatywny dokument - to ustawowy obowiązek wynikający z art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Konsekwencje braku ewidencji godzin zleceniobiorcy

Bez tej ewidencji nie da się udowodnić, że stawka została zachowana.
Co więcej, jej brak sam w sobie może być podstawą do środków pokontrolnych PIP - nawet jeśli wynagrodzenie zostało wypłacone prawidłowo. Inspektor pracy ma prawo żądać wglądu w dokumentację godzin, rachunki, potwierdzenia przelewów i umowy, a w razie nieprawidłowości wydać polecenie wypłaty należności lub wnieść o ukaranie przedsiębiorcy.

To ważny sygnał dla firm, które współpracują na B2B, zleceniu czy kontrakcie usługowym:
kontrola PIP może wejść także do Ciebie, nawet jeśli nie masz etatowych pracowników.

Jak się zabezpieczyć? Jak zautomatyzować ewidencję godzin zleceniobiorcy?

Najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie ewidencji godzin w sposób zautomatyzowany i transparentny.
W praktyce oznacza to odejście od papierowych oświadczeń czy mailowych raportów godzin na rzecz systemów, które dokumentują czas pracy w sposób zgodny z przepisami i umożliwiają szybkie raportowanie.

Właśnie dlatego w systemie Empliset zaprojektowaliśmy moduł, który:

• pozwala ewidencjonować godziny zleceniobiorców i współpracowników B2B w przejrzysty sposób,

• automatycznie przelicza stawki godzinowe i weryfikuje zgodność z minimalną stawką obowiązującą w danym roku,

• tworzy pełną historię rozliczeń, którą można w każdej chwili udostępnić podczas kontroli PIP,

• umożliwia przejrzyste raportowanie i zatwierdzanie godzin przez menedżerów.

Dzięki temu przedsiębiorca nie musi się obawiać, że nie posiada odpowiedniej dokumentacji – wszystko jest zarejestrowane, policzone i gotowe do wglądu.

Dlaczego ewidencja godzin zleceniobiorcy jest tak ważna?

Bo PIP nie musi czekać na skargę, by wejść z kontrolą.
A wykroczenie polegające na wypłacie wynagrodzenia niższego niż minimalna stawka godzinowa może kosztować nawet 30 000 zł.

Ewidencja godzin to dziś nie tylko wymóg prawny - to także dowód rzetelności i odpowiedzialności biznesowej. Warto więc zadbać, by ten proces był uporządkowany, zautomatyzowany i bezpieczny – tak jak w Empliset.