Ewidencja wyjść prywatnych a czas pracy: czy system HR tech może kontrolować spójne zasady i godziny pracy?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Dlaczego należy ewidencjonować wyjścia prywatne w czasie pracy?

• Czy system HR tech może wskazywać z ilu godzin pracownicy skorzystali, a ile powinno zostać odpracowanych? 

Wyjścia prywatne w godzinach pracy – ewidencja i odpracowanie zwolnień od pracy. Czemu powinniśmy utrzymywać w tej kwestii porządek?  

Czas pracy regulują: przepisy kodeksu pracy, regulaminy wewnętrzne, przepisy szczególne dla niektórych zawodów. Dlatego pracodawcy powinni, zgodnie z przepisami, planować czas pracy, a także ewidencjonować na harmonogramach zdarzenia dot. pracowników. Zwłaszcza te, które są związane z nieobecnościami czy dłuższymi przerwami od pracy, aby zadbać o ich bezpieczeństwo oraz zabezpieczyć siebie w razie wypadku pracownika. Pracodawca powinien mieć pełną świadomość czy pracownik był wtedy w pracy czy poza nią.  

To zrozumiałe, że pracownik w celu realizacji pilnych spraw czasem musi wyjść w ciągu dnia z pracy np. aby odbyć wizytę lekarską, załatwić sprawy urzędowe czy zaopiekować nieplanowane nagłe sytuacje. Musimy jednak pamiętać, że wyjście prywatne nie wlicza się pracownikowi do czasu pracy. Naturalnym też jest, że pracownik zwolnienie od pracy powinien odpracować. Żeby mieć pełną świadomość, ile takich godzin mu pozostało oraz wiedzieć, kiedy konkretnie pracownik był w miejscu pracy ważne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Rejestrowanie poprzez system daje poczucie spokoju, że wszystkie dane znajdują się w jednym miejscu.  

Kodeks pracy, a wyjścia prywatne w godzinach pracy  

W kodeksie pracy nie znajdziemy szczegółowych przepisów dotyczących wyjść prywatnych. Takie nazewnictwo używane przez wiele organizacji to bardziej sposób zaklasyfikowania tego pojęcia i umożliwienia realizacji przepisu art. 151 § 2¹ K.p., który mówi o „czasowym zwolnieniu od pracy” w celu załatwienia spraw osobistych przez pracownika. Przepis ten przypomina nam również o tym, że czas odpracowywany przez pracownika nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, a także że nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mówią art. 132 i 133 K.p. Ze względu na nieliczne zapisy w kodeksie pracy dotyczące tej kwestii, bardzo ważne jest uregulowanie tego zagadnienia w regulaminie wewnętrznym.  

Empliset umożliwia ewidencjonowanie wyjść prywatnych, a także podgląd statystyk i generowanie raportów 

W Empliset kwestie wyjść prywatnych w godzinach pracy oraz odpracowania wyjść prywatnych opiekowane są wnioskami. Pracownik składa elektroniczny wniosek o wyjście prywatne (odpracowanie) wskazując datę oraz godziny. Wniosek ten trafia do akceptacji przełożonego (pracodawca może odmówić wyjścia).

Po zaakceptowaniu go zdarzenie automatycznie nanosi się na harmonogram. Pracownik ma podgląd ilości godzin, które pozostały mu do odpracowania wyjścia prywatnego. Za pomocą elektronicznych wniosków pracownik również składa wniosek o odpracowanie wyjścia prywatnego, który trafia do akceptacji przełożonego.

Dzięki systemowi cała ewidencja znajduje się w jednym miejscu. HR oraz przełożeni mogą wyraportować dane i sprawdzić jak często pracownicy korzystają z wyjść prywatnych oraz co bardzo ważne, czy faktycznie te godziny są odpracowywane przez pracowników.

Statystyki związane z wyjściami prywatnymi przełożony zobaczy w kokpicie dotyczącym swojego zespołu. Co jednak jest najbardziej istotne to to, że wszystkie dane znajdują się w jednym systemie – wnioski przechodzą pełny obieg elektroniczny, a nie papierowy, co usprawnia i optymalizuje pracę.  

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi dotyczące funkcjonalności związanej z wnioskowaniem i ewidencjonowaniem wyjść prywatnych w Empliset   

W jaki sposób pracownik zgłasza wyjście prywatne? 

Tę absencję w naszym systemie opiekujemy poprzez obieg elektronicznych wniosków. Pracownik składa wniosek o wyjście prywatne wskazując konkretny dzień i godziny. Wniosek automatycznie trafia do przełożonego i czeka na akceptację.  

Czy wyjścia prywatne nanoszą się na harmonogram? 

Tak, po zaakceptowaniu wniosku wyjście prywatne automatycznie nanosi się na grafik.  

W jaki sposób pracownik zgłasza odpracowanie wyjścia prywatnego?

Tę aktywność w naszym systemie opiekujemy poprzez obieg elektronicznych wniosków. Pracownik składa wniosek o odpracowanie wyjścia prywatnego wskazując konkretny dzień i godziny pracy. Wniosek automatycznie trafia do przełożonego i czeka na akceptację.

Pracownik ma nagłe wyjście prywatne i zgłosił to innym kanałem komunikacji niż poprzez system. Czy przełożony może bezpośrednio je nanieść i zaznaczyć na harmonogram pracy?

Tak, Przełożony ma takie uprawnienia. Oprócz akceptacji wniosków przesłanych przez pracownika może nanosić wyjścia prywatne bezpośrednio na harmonogram.  

Czy istnieje możliwość wyraportowania ewidencji wyjść prywatnych w godzinach pracy oraz odpracowań wyjść prywatnych do innych narzędzi? Czy w systemie prowadzony jest rejestr wyjść prywatnych?

Tak, w naszym systemie mamy dedykowany raport dla potrzeb kontrolingu czasu pracy, zbierający informacje o godzinach zaewidencjonowanych wyjść prywatnych oraz odpracowanych wyjściach prywatnych.  

Czy pracodawca może odmówić wyjścia prywatnego? Czy wyjście prywatne ma wpływ na wynagrodzenie pracownika? Co w praktyce oznacza nieusprawiedliwione wyjście prywatne?

Tak, pracodawca może nie wyrazić zgody na wniosek pracownika o wyjście prywatne w czasie pracy - nawet, jeśli jest to wizyta u lekarza. Wyjście prywatne jest dopuszczalne tylko za zgodą pracodawcy. Jeśli pracodawca nie wyraził na nie zgody, to jest to samowolne opuszczenie miejsca pracy, zagrożone konsekwencjami przewidzianymi w kodeksie pracy. Czas wyjścia prywatnego nie jest dla pracownika płatnym czasem wolnym - należy go odpracować w tym samym okresie rozliczeniowym. Za czas skorzystania ze zwolnienia od pracy na załatwienie spraw prywatnych, tzw. wyjścia prywatnego, pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Zachowa je natomiast, jeśli takie zwolnienie odpracuje. 

Czas pracy: czy możliwe jest odpracowanie wyjścia prywatnego przed skorzystaniem z niego? Stanowisko GIP

Co do zasady, wyjście prywatne można odpracować dopiero po skorzystaniu z niego - wtedy wiadomo, ile faktycznie czasu pracownik był nieobecny i, w konsekwencji, ile czasu ma do odpracowania. Tak zresztą wynika wprost z przepisu art. 151 §21: “Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych (…)”. Niemniej padały pytania, czy takie wyjście prywatne pracownik może jednak odpracować zanim z niego skorzystał.    

Ze stanowiska wydanego przez Główny Inspektorat Pracy 22 lutego 2024 r. w odpowiedzi na takie właśnie pytanie, wynika jednak, że pracownik może odpracować wyjście prywatne przed skorzystaniem z niego:

Jeśli pracownik z góry wie, w jakim wymiarze będzie nieobecny, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby odpracowanie nastąpiło wcześniej.

Stanowisko GIP potwierdziło wcześniejsze stanowisko wydane przez Ministerstwo pracy i Polityki Społecznej w 2013 roku. Resort napisał w nim, że przepisy w żaden sposób nie odnoszą się do zasad i warunków udzielania zwolnienia na załatwienie spraw prywatnych a także zasad ich odpracowywania. Jedynym wymogiem jest pisemne potwierdzenie tego faktu a także odpowiednie odnotowanie w ewidencji czasu pracy zarówno wyjścia prywatnego, jak i jego odpracowania. Pozostałe kwestie mogą być uregulowanie w przepisach wewnątrzzakładowych, bądź wynikać z indywidualnych ustaleń pomiędzy stronami stosunku pracy.   

Równocześnie GIP wskazał na pewne ryzyko związane z wcześniejszym niż wyjście prywatne jego odpracowaniem. Sytuacja może się bowiem skomplikować jeśli pracownik najpierw odpracuje planowane zwolnienie, a następnie z niego zrezygnuje. Dojdzie wtedy do powstania godzin nadliczbowych, które trzeba będzie odpowiednio zrekompensować (czasem wolnym lub wynagrodzeniem z odpowiednim dodatkiem).