Exit interview – chwila prawdy dla pracodawcy. Czy rozmowa z pracownikiem, który opuszcza firmę jest obowiązkowa?

Jaką wartość ma to badanie?    

Pracownicy zmieniają pracę z różnych przyczyn. Czasem sami decydują się, aby odejść, a czasem pracodawca kończy współpracę lub nie ma możliwości przedłużenia umowy.  

Nieraz uzyskanie szczerej odpowiedzi na temat motywów odejścia pracownika lub jego opinii o współpracy bywa trudne, jednak jej poznanie może przynieść cenne informacje.

Dzięki nim można dokładnie przyjrzeć się pojawiającym się problemom, ocenić zasadność zgłaszanych uwag oraz zastanowić się, które obszary organizacji warto usprawnić. 

Firma, która nie bierze tych głosów pod uwagę, wiele traci. Dlaczego? Osoba, która kończy pracę często zdobywa się na większą odwagę i szczerość. Jej perspektywa pozwala przeprowadzić analizę – i jeśli pewne sygnały się powtarzają w większej ilości ankiet, wdrożyć realne zmiany.  

Korzyści z przeprowadzenia i analizy exit interview:  

• Poprawa atmosfery w zespole 

• Ograniczenie rotacji pracowników poprzez eliminację powtarzających się negatywnych czynników w organizacji  

• Budowanie wizerunku pracodawcy, który chce wysłuchać pracownika na każdym etapie współpracy  

• Uwidocznienie problemów zarządczych.  

Czy to wymóg prawny i muszę przeprowadzać exit interview w swojej organizacji?  

Exit interview nie jest uregulowany prawnie w kodeksie pracy. Jest to dobrowolna praktyka pracodawcy. Oznacza to, że przeprowadzenie badania nie jest obowiązkowe.

Pracodawca nie może zmusić pracownika do wypełnienia dokumentów w ramach exit interview, jeśli ten nie chce wyrazić zgody – to jego całkowite prawo. 

Jeżeli zdecydujemy się przeprowadzić exit interview, musimy pamiętać, aby ankieta była odpowiednio przygotowana. Ankieta nie może naruszać zasad RODO – dane powinny być odpowiednio zabezpieczone, a pracownik powinien znać cel ich zbierania. 

Dodatkowo pracodawca musi pamiętać o tym, że wrażliwe opinie pracownika nie mogą wpływać na jego referencje czy prawa. Zachowanie poufności w tym zakresie jest obowiązkiem pracodawcy, a pracownik ani przez chwilę nie powinien czuć się dyskryminowany czy oceniany z powodu swoich odpowiedzi.  

Oszczędzaj czas – w systemie znajduje się już gotowy formularz exit interview!  

W Empliset oferujemy dwa podejścia do realizacji exit interview, dopasowane do potrzeb organizacji. 

Pierwsze z nich umożliwia wykorzystanie własnej, autorskiej ankiety – można ją łatwo zaimplementować w systemie i prowadzić badanie w oparciu o już funkcjonujące w firmie rozwiązania. Drugą opcją jest skorzystanie z gotowego szablonu przygotowanego przez naszych ekspertów HR, dostępnego bezpośrednio w systemie. To kompleksowy formularz zawierający 18 zagadnień, obejmujących pytania otwarte, zamknięte oraz oparte na wizualnej skali Likerta. 

Tak skonstruowana ankieta pozwala na przeprowadzenie pogłębionej analizy doświadczeń pracownika kończącego współpracę. W efekcie dział HR zyskuje dostęp do uporządkowanych i wartościowych danych, które wspierają identyfikację przyczyn odejść oraz optymalizację procesów wewnętrznych. 

Proces jest w pełni zarządzalny z poziomu systemu – dział HR określa zakres dat obowiązywania badania oraz wskazuje grupę pracowników objętych ankietą. Po uruchomieniu badania formularz automatycznie pojawia się na profilu pracownika. Po jego wypełnieniu wyniki trafiają bezpośrednio do działu HR, umożliwiając dalszą analizę i wyciąganie wniosków. 

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi dotyczące funkcjonalności związanej z exit interview w Empliset

Czy w systemie jest gotowy wzór ankiety, z której można korzystać? 

Tak. Jeśli klient posiada moduł HRM, ma dostęp do gotowych ankiet, w tym ankiety exit interview. 

Czy system sam wysyła ankietę exit interview?  

Tak. Po odpowiednim skonfigurowaniu przez dział HR dat obowiązywania badania, pracownik otrzyma ankietę w określonym terminie, automatycznie na swoim profilu. 

Czy pracownik widzi tylko swoją ankietę? 

Tak. Każdy pracownik otrzymuje dostęp wyłącznie do swojej ankiety, co zapewnia prywatność i anonimowość odpowiedzi. 

Gdzie trafiają wypełnione ankiety? 

Wgląd do wypełnionych ankiet posiada dział HR, który może na ich podstawie przeprowadzić analizę i wyciągnąć wnioski dotyczące przyczyn odejść oraz usprawniać procesy organizacji.