Onboarding pracownika w systemie HR – jak zaprojektować i przeprowadzić proces, który decyduje o sukcesie rekrutacji

Proces onboardingu pracownika może przynosić obustronne korzyści   

Sposób, w jaki zostanie przeprowadzony onboarding, dużo mówi o organizacji – jej funkcjonowaniu, podejściu do pracowników i stopniu uporządkowania. Pierwsze doświadczenia pozostają w pamięci nowego członka zespołu, dlatego na tym etapie świadomi pracodawcy powinni szczególnie dbać o metodycznie zaprojektowaną procedurę wdrożenia nowego pracownika. Jeśli nie posiadają działu HR, lub dział HR nie posiada wystarczających zasobów, by opiekować proces onboardingu, mogą skorzystać z procesów systemowych, które oszczędzają czas i zarządzają ryzykiem pracodawcy.

Kiedy zaczyna się dobry onboarding?

Skuteczny onboarding zaczyna się już na etapie procesu rekrutacji. To w tej chwili otwiera się okazja do przedstawienia rzeczywistych oczekiwań, jakie będą postawione przed pracownikiem. To także szansa na poznanie wymagań kandydata i jego motywacji. Osoby, które rekrutują często skupiają się na „kuszeniu” kandydata, z pominięciem istotnych informacji na temat tego, jak w rzeczywistości będzie wyglądać jego praca i z czego będzie rozliczany.

Kluczowa rola menedżera. Czy szkolenie wystarczy, by przeprowadzić onboarding pracownika?

W procesie wdrożenia ogromne znaczenie ma udział bezpośredniego przełożonego. To on powinien sprawować rolę faktycznego szefa całego procesu. Niezbędne są umiejętności koordynacyjne i planistyczne. Szefowie o wysokich kompetencjach potrafią utrzymać kontrolę nad środowiskiem, w które wprowadzony zostanie nowy pracownik.

Najlepsi menedżerowie mają świadomość jak ważne są to procesy i decydują się uczestniczyć już w procesie rekrutacji (od opracowania profilu kandydata, przez etap selekcji, po złożenie propozycji zatrudnienia). Korzystając ze zdobyczy techniki sporo z tych elementów z powodzeniem może zostać zrealizowana w sposób zdalny, na przykład w systemie Empliset. Jednak uczestnictwo i bezpośrednie zaangażowanie szefa jest wysoce pożądane i pozwala wznieść proces onboardingu na zupełnie inny poziom.

Jak często przeprowadzać ankiety onboardingowe? Etapy onboardingu

Początek pracy to dobry moment na poznanie pracownika i jego perspektywy. Dlatego praktyka przeprowadzania badań po pierwszym i trzecim miesiącu jest tak istotna. Dzięki nim pracodawca widzi z jakimi wyzwaniami zmaga się nowa osoba, czy dobrze rozumie standardy organizacji, czuje się komfortowo w zespole i czy potrzebuje wsparcia w jakimś obszarze. Takie podejście przynosi obopólne korzyści – pracownik czuje się zauważony i potrzebny, a pracodawca ma możliwość szybkiego reagowania oraz usprawniania procesów tam, gdzie jest to potrzebne.

Regularny feedback pozwala na tworzenie kultury otwartej komunikacji, a pracownicy są zaangażowani od samego początku. Dzięki systematycznemu monitorowaniu onboardingu, organizacja może doskonalić procesy i lepiej przygotowywać przyszłe rekrutacje.  

Ankiety onboardingowe, a przepisy Kodeksu pracy

W kodeksie pracy nie znajdziemy przepisów, które regulowałyby prowadzenie ankiet onboardingowych. Oznacza to, że nie są one obowiązkiem pracodawcy, lecz dobrowolną praktyką. Warto jednak pamiętać, żeby ich przeprowadzenie było zgodne z przepisami RODO – najczęściej na podstawie uzasadnionego interesu pracodawcy. Udział w ankiecie powinien być dobrowolny, a pracownik nie ma obowiązku jej wypełnienia. Kluczowe jest również jasne poinformowanie pracowników o celu badania oraz o tym, jak będą przetwarzane ich dane.  

Onboarding w Empliset, czyli systemowe monitorowanie procesu wdrożenia pracownika w nowym miejscu pracy

W Empliset przygotowaliśmy rozwiązanie, które pozwala kompleksowo ocenić współpracę z nową osobą. W systemie są dostępne dwie ankiety – po pierwszym i trzecim miesiącu od rozpoczęcia zatrudnienia – z gotowymi pytaniami przygotowanymi przez praktyków HR. Istnieje również możliwość skonfigurowania ankiety zgodnej z formatką obowiązującą w firmie i dopasowanej do kultury organizacyjnej.

Gdy badanie zostanie uruchomione formularz automatycznie pojawia się u pracownika w systemie. Po jego wypełnieniu wyniki trafiają bezpośrednio do działu HR, umożliwiając dalszą analizę oraz stanowią doskonałą bazę do rewizji procesu adaptacji i przeprowadzenia rozmowy omawiającej wyniki.  Dzięki temu HR może szybko reagować na ewentualne trudności integracyjne, zrewidować plan wdrożenia i wspierać nowego pracownika. Ankiety pokazują, jak efektywny jest onboarding, a dobrze przeprowadzony proces procentuje w dalszej pracy i samodzielności pracownika.    

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi dotyczące funkcjonalności związanej z ankietą po pierwszym i trzecim miesiącu w Empliset

Czy w systemie HR dostępne są wzory pytań do przeprowadzenia skutecznego onboardingu online? 

Tak, w systemie dostępne są już skonfigurowane pytania, które można wykorzystać jako bazę do przeprowadzenia formalnego badania onboardingowego. Zostały one zaprojektowane przez doświadczonego menedżera HR, zatem mają realną i praktyczną wartość.

Czy można samodzielnie stworzyć badanie po pierwszym i trzecim miesiącu pracy nowego pracownika? 

Tak, istnieje możliwość samodzielnego skonfigurowania ankiety zgodnej ze standardami firmowymi oraz dostosowanie jej do indywidualnych potrzeb i specyfiki organizacyjnej, np, stanowiska pracy. 

Czy można ustawić automatyczne wysyłanie ankiet w ramach procesu onboardingu pracownika? 

Tak, system Empliset umożliwia ustawienie automatycznej wysyłki ankiet po określonym czasie np. po pierwszym i trzecim miesiącu pracy pracownika.

Kto ma dostęp do wyników ankiet onboardingowych?

Dostęp do wyników ankiet mają wyłącznie uprawnione osoby, zgodnie z nadanymi rolami i poziomami dostępu w systemie. Może to być dział HR, dyrektor zarządzający lub/i bezpośredni przełożony pracownika, a także inne wyznaczone osoby.