Wiele firm nadal funkcjonuje w „systemie”, który trudno nazwać systemem: wnioski o urlop wysyłane mailem, zgody przekazywane ustnie, delegacje potwierdzane na papierze, a gdzieś na koniec – dział HR, który musi to wszystko zebrać, zatwierdzić, zarchiwizować i nie pomylić się ani razu. Brzmi znajomo? Dobra wiadomość: da się inaczej. Lepsza wiadomość: nie musi to oznaczać rewolucji. Wystarczy automatyzacja.

Tradycyjny czy cyfrowy obieg dokumentów? Sprawdź główne różnice!

Szybkość

• Tradycyjnie: wniosek krąży po firmie, znika, wraca, trzeba go odnaleźć.

• Cyfrowo: pracownik składa wniosek online, menedżer dostaje powiadomienie, HR ma od razu dostęp.

Bezpieczeństwo i archiwizacja

• Tradycyjnie: papier ginie, mail się nie zapisze, system HR nie wie, co się dzieje.

• Cyfrowo: każdy etap jest rejestrowany, można łatwo wrócić do historii decyzji i dokumentów.

Czytelność i komunikacja

• Tradycyjnie: chaos informacyjny, pytania "kto zatwierdził?", "gdzie jest skan?".

• Cyfrowo: cała ścieżka decyzyjna w systemie, status wniosku widoczny dla wszystkich zainteresowanych.

Jakie dokumenty można zautomatyzować w Empliset?

Empliset pozwala na obsługę całego obiegu dokumentów w firmie, bez potrzeby wychodzenia z systemu. W praktyce oznacza to:

• Wnioski urlopowe (w tym opieka, urlop bezpłatny, zaległy)

• Wnioski benefitowe

• Wnioski o pracę zdalną lub zmianę trybu pracy

• Wnioski o szkolenie 

• Wnioski o wypłatę środków z ZFŚS

• Wnioski o refundację okularów lub szkieł korekcyjnych

• Dokumenty pracownicze i oświadczenia

Dodatkowo:

• Wszystkie te dokumenty mają przypisaną ścieżkę akceptacji,

• Każdy użytkownik widzi, na jakim etapie znajduje się jego sprawa,

• W systemie można dodać komentarz, poprawkę lub pytanie bez wysyłania maili.

Kto zyskuje na cyfrowym obiegu dokumentów?

• Pracownik: nie musi szukać formularzy, pytać kto zatwierdza, czekać na odpowiedzi. Wszystko zrobi w jednym miejscu.

• Menedżer: dostaje powiadomienie, widzi kalendarz zespołu, może zatwierdzić wniosek kilkoma kliknięciami, nawet z telefonu.

• HR: ma porządek, historię, analitykę, łatwość przygotowania raportu i spokój przed kontrolą.

• Firma: mniej ryzyk, mniej papieru, mniej konfliktów i szybciej działające procesy.

Podsumowanie

Zautomatyzowany obieg dokumentów to nie kwestia technologii. To kwestia kultury pracy, zaufania do procesów i szacunku do czasu ludzi.

Empliset porządkuje nie tylko HR, ale komunikację w całej firmie. Bo gdy każdy wie, gdzie co jest i kto co zrobił – można wreszcie skupić się na pracy, a nie na szukaniu dokumentu.
Monika Smulewicz, CEO Empliset

Chcesz sprawdzić, jak to działa? Napisz do nas na biuro@empliset.pl. Pokażemy Ci system w praktyce!