Benefity – czy komplikują pracę HR? Zarządzaj nimi odpowiednio, aby zapewnić spójne dane do listy płac

Porządek w benefitach, porządek na liście płac

Benefity są czymś więcej niż miłym dodatkiem do pracy. Stanowią często rozbudowany system motywacyjny, który wpływa na zaangażowanie pracowników. Pracodawcy chcą nimi zachęcić pracowników oraz kandydatów, aby chcieli pracować w ich firmie. W wielu organizacjach zakres oraz liczba świadczeń są istotnym czynnikiem konkurencyjnym na rynku pracy. Jednak niezależnie od ilości dostępnych benefitów, trzeba odpowiednio je ewidencjonować, aby prawidłowo przygotować zestawienie danych do listy płac.

Porządek w tej kwestii jest bardzo ważny, ponieważ chodzi tu realnie o pieniądze i opłaty zarówno po stronie pracodawców, jak i pracowników. Dlatego trzeba być tu ostrożnym i odpowiednio zarządzać tym procesem.

Najwygodniej i najbezpieczniej jest, gdy zamiast kilku plików czy odrębnych aplikacji z benefitami, mamy do tego specjalne miejsce w systemie, który zapewnia przejrzystość w tym zakresie.  

Benefity i fundusz socjalny w świetle prawa i kodeksu pracy

W kodeksie pracy określone są obowiązki pracodawcy względem pracownika. Natomiast benefity pracownicze, takie jak: prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, karta sportowa, nie muszą być obowiązkowo zapewnione. Wprowadzenie ich zależy co do zasady od decyzji pracodawcy.

Szczególną jednak uwagę należy zwrócić na ZFŚS (Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych), który jest specjalnym funduszem tworzonym przez pracodawcę na cele socjalne dla pracowników i ich rodzin.

ZFŚS muszą posiadać firmy, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników (w przeliczeniu na etaty oraz według stanu zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku). W przypadku firm zatrudniających od 20 do 49 pracowników fundusz tworzy się, gdy wniosek złoży zakładowa organizacja związkowa, jeśli działa u pracodawcy. Mniejsze podmioty mają możliwość utworzenia go dobrowolnie.

Warto również pamiętać, że fundusz tworzą pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Fundusz ma służyć działalności socjalnej, zgodnie z art.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w którym pojęcie to definiuje się jako: „usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową”. 

Docenienie w pracy. Jak menedżer powinien doceniać pracowników, by miejsce pracy było rozwojowe, a wyniki firmy satysfakcjonujące

ZFŚS - jakie kryteria decydują o przyznawaniu świadczeń?

W przyznawaniu świadczeń stosuje się kryteria socjalne obejmujące sytuację rodzinną, materialną, jak i sytuację życiową. Oznacza to, że wysokość świadczeń nie musi być jednakowa dla wszystkich pracowników. Potwierdza to fragment z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w art. 8 ust. 1:

„Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.” 

Dzięki Empliset kompleksowo zarządzisz benefitami

System Empliset - nowoczesna platforma HR posiada specjalny moduł poświęcony zarządzaniu benefitami. Składa się on z trzech zakładek. Jedną z nich jest katalog benefitów, w którym pracodawca ma możliwość skonfigurować w systemie wszystkie benefity, które występują w organizacji. W tym miejscu dodaje nazwę i dostawcę (operatora benefitu), daty obowiązywania, koszt, który pokrywa pracownik i pracodawca, unikalny kod benefitu, a także opis, jeśli chce zawrzeć dodatkowe informacje dotyczące świadczenia.

Nie ma ograniczeń co do liczby dodanych benefitów. W drugiej zakładce mamy listę benefitów obowiązujących u pracowników. Jeśli pracownik zakończył współpracę, właśnie w tym miejscu zamkniemy obowiązywanie benefitu. Trzecia zakładka obejmuje benefity do rozpatrzenia, czyli wnioski złożone przez pracownika, które trafiają do działu HR.  

Czy korzystanie z benefitów w Empliset jest proste i intuicyjne dla pracownika?

Dla pracownika dostęp do funkcjonalności związanej z benefitami odbywa się za pośrednictwem jego indywidualnego profilu w systemie. Pracownicy ze swojego konta mają dostęp do katalogu benefitów dostępnych w organizacji. Dzięki temu mogą elektronicznie wnioskować o świadczenia. Pracownicy mają wgląd w historię złożonych wniosków, ich status, daty obowiązywania oraz koszty, co bezpośrednio przekłada się na mniejszą liczbę zapytań kierowanych do działu HR.

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi dotyczące funkcjonalności związanej z zarządzaniem benefitami w Empliset

Czy można skonfigurować w systemie katalog benefitów? 

Tak, HR ma możliwość dodawania dowolnej liczby benefitów obowiązujących u pracodawcy. 

Czy można wprowadzać ceny benefitów?  

Przy tworzeniu każdego benefitu określony jest jego koszt oraz informacja, która część kosztów pokrywana jest przez pracownika, a która przez pracodawcę. 

Czy pracownik może wnioskować w systemie o benefity? 

Tak, pracownik w systemie widzi sekcję poświęconą benefitom i w tym miejscu może składać zapotrzebowanie na benefity.  

Czy można wygenerować raport z obowiązującymi benefitami do listy płac? 

Tak, istnieje możliwość wygenerowania raportu zbiorczego dotyczącego benefitów obowiązujących w organizacji.