Urlop na żądanie w teorii i praktyce – 4 dni, które wymagają dobrej organizacji. Zobacz, jak uprościć ich ewidencję i uniknąć błędów 

Urlop na żądanie - zasady udzielania i rozliczania absencji

Urlop na żądanie jest szczególnym rodzajem urlopu, którego udzielanie podlega określonym zasadom. Urlop ten zawiera się w puli urlopu wypoczynkowego, przy czym jednym z najważniejszych aspektów jest to, że przysługuje on w wymiarze maksymalnie 4 dni w ciągu roku kalendarzowego.

Po zgłoszeniu urlopu na żądanie przez pracownika, pracodawca udziela go uwzględniając możliwości organizacji pracy.

Istotną kwestią jest termin przekazania informacji o tej absencji – przepisy stanowią o tym, że pracownik powinien poinformować pracodawcę najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Ze względu na specyfikę tej nieobecności ważne jest również kontrolowanie przysługującego limitu.

Przy zgłaszaniu urlopu na żądanie w formie papierowej może dochodzić do błędów i niedoliczenia dni. Rozwiązaniem tego problemu jest uporządkowanie informacji w jednym miejscu, np. w systemie Empliset, który kontroluje dostępny limit i uniemożliwia jego przekroczenie. 

Oddajesz krew? Ile dni wolnego Ci przysługuje? Jak HR powinien rozliczyć dni wolne za oddanie krwi dla pracownika?

Kodeks pracy – regulacje dotyczące urlopu na żądanie

Kodeks pracy wprost mówi o liczbie dni urlopu na żądanie, które pracownik może wziąć, a także o obowiązku udzielenia takiego urlopu: art. 167(2):

„Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.” 

Gdy pracownik zmienia pracodawcę w trakcie roku, może pojawić się pytanie, czy wymiar tego urlopu się zwiększa. Jednak przepis w kodeksie pracy w tej kwestii pozostawia pełną jasność w art. 167(3):

„Łączny wymiar urlopu wykorzystanego przez pracownika na zasadach i w trybie określonych w art. 167(2) nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy.”

Co więcej, urlop na żądanie jest wyszczególniony w ramach urlopu wypoczynkowego w świadectwie pracy. Dzięki temu pracodawca może zweryfikować, czy u poprzedniego pracodawcy w ciągu roku został wykorzystany cały limit.  

Empliset – wnioskowanie o urlop na żądanie

W systemie Empliset kompleksowo ujęta jest kwestia urlopów na żądanie. W kartotece pracownik ma możliwość sprawdzić, ile w danym roku już wykorzystał i ile urlopu na żądanie mu pozostało. Pracownik zgłasza urlop na żądanie poprzez wniosek, który trafia do przełożonego.

Po zaakceptowaniu takiego wniosku urlop automatycznie jest przenoszony do harmonogramu. Jeśli pracownik zgłosił urlop na żądanie poprzez inny kanał komunikacyjny niż wniosek, przełożony ma możliwość bezpośrednio wprowadzić tę absencję do harmonogramu.

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi dotyczące funkcjonalności związanej z wnioskowaniem o urlop na żądanie w Empliset   

Czy w systemie widzę, ile zostało mi jeszcze urlopu na żądanie? 

Tak, pracownik w zakładce „Urlopy” ma wyszczególnione limity urlopu na każdy rok. W tym znajduje się również informacja o wykorzystanym w danym roku urlopie na żądanie oraz o pozostałym limicie. 

W jaki sposób mogę zgłosić urlop na żądanie?  

W aplikacji, w sekcji „Wnioski”, jest możliwość zgłoszenia urlopu na żądanie, który zostanie automatycznie przesłany do przełożonego. 

Czy mogę sprawdzić status mojego wniosku o urlop na żądanie?  

Tak, w systemie dostępna jest informacja o aktualnym statusie wniosku.  

Gdy zgłaszam urlop na żądanie, zazwyczaj jest to sytuacja nagła, a każda chwila jest cenna, czy w systemie zrobię to odpowiednio szybko? 

Tak, złożenie wniosku jest intuicyjne, proste i szybkie.