Chaos informacyjny związany z absencjami? Nie wiesz, kto i kiedy jest nieobecny?  

Kalendarz nieobecności – skarbnica wiedzy i szybkiego przepływu informacji   

Przychodzisz do pracy, piszesz wiadomość do współpracownika – musisz pilnie coś załatwić, ale nie otrzymujesz odpowiedzi. Z każdą godziną Twoja frustracja rośnie, a czasu jest coraz mniej. Nie dostałeś informacji, że dana osoba jest dziś nieobecna. Wzajemna komunikacja dotycząca obecności pracowników ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania organizacji.

Nie zawsze jednak każdy zdąży poinformować innych o swojej absencji. Dlatego korzystanie z narzędzi umożliwiających szybkie sprawdzenie dostępności współpracowników jest niezwykle cenne.

Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie informacje mogą być udostępnione w organizacji – niewłaściwe zarządzanie danymi może wiązać się z konsekwencjami prawnymi. Dlatego wybór odpowiedniego, bezpiecznego rozwiązania ma kluczowe znaczenie.   

Jaką energię mają dziś Twoi pracownicy? Zmierz to barometrem nastrojów!

Czy prawo zakazuje mi udostępniać niektórych informacji związanych z nieobecnością?  

Trzeba pamiętać, że pracodawca może - o ile jest to uzasadnione organizacją pracy – przekazać pracownikom informację o samym fakcie nieobecności innych, jednak co do zasady nie powinien ujawniać jej przyczyny. Szczególnie ostrożnie należy podchodzić do informacji dotyczących zdrowia, ponieważ stanowią one dane szczególnej kategorii. Wynika to m.in. z przepisów Kodeksu pracy oraz RODO, które ograniczają zakres przetwarzania danych osobowych w zatrudnieniu:  

Zgodnie z art. 221b. § 1. Kodeksu pracy: „Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.” 

Z kolei art. 9. ust.1 RODO stanowi, że „Zabrania się przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.” 

Urlop na żądanie w teorii i praktyce – 4 dni, które wymagają dobrej organizacji. Zobacz, jak uprościć ich ewidencję i uniknąć błędów 

Empliset – kalendarz w systemie  

Kalendarz nieobecności jest odpowiednio konfigurowany – może być widoczny dla całej organizacji lub tylko dla wybranych zespołów, w zależności od ustaleń firmy. Gdy pracownik złoży wniosek o absencję, zostaje ona odpowiednio naniesiona w kalendarzu nieobecności – zarówno w przypadku nieobecności godzinowych jak i całodniowych.

W systemie widoczna jest wyłącznie informacja o nieobecności, bez ujawniania przyczyny.

Oprócz zatwierdzonych nieobecności istnieje również możliwość planowania urlopów. Dzięki temu kierownik może zweryfikować w kalendarzu, czy nie występuje zbyt duża liczba nakładających się urlopów, co pozwala zapewnić odpowiednią zastępowalność w zespole. Na tej podstawie możliwe jest późniejsze podejmowanie decyzji dotyczących akceptacji wniosków urlopowych pracowników.  

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi dotyczące funkcjonalności związanej z kalendarzem nieobecności w Empliset

Czy jest szansa, że inny pracownik zobaczy, że jestem na zwolnieniu chorobowym? 

Nie, nie ma takiej możliwości. Pracownik widzi jedynie, że dany współpracownik w określonym dniu lub godzinie jest nieobecny.  

Czy uwzględniane są tylko absencje dniowe czy również godzinowe?  

W kalendarzu widoczne są zarówno absencje dniowe jak i godzinowe. 

Czy można wyłączyć widoczność nieobecności dla konkretnego pracownika?  

Tak, istnieje możliwość, aby wyłączyć niektórym pracownikom tę funkcjonalność.   

Czy w kalendarzu widoczne są również planowane urlopy?  

Tak, planowany urlop oznaczony jest innym kolorem.