Limity nadgodzin w praktyce – kto ponosi odpowiedzialność za ich przekroczenie?

Czy w Twojej organizacji zdarza się, że Pracownicy muszą zostać dłużej w pracy? Kto pilnuje ewidencji nadgodzin i obiegu wniosków?  

W wielu organizacjach scenariusz wygląda podobnie. Pojawia się pilne zlecenie, awaria systemu, opóźniony projekt albo nagła nieobecność w zespole. Praca musi zostać wykonana, a standardowy dobowy wymiar czasu pracy okazuje się niewystarczający. 

W takich sytuacjach naturalnym rozwiązaniem stają się nadgodziny. Prawo pracy dopuszcza je m.in. w przypadku szczególnych potrzeb pracodawcy, akcji ratowniczych czy usuwania awarii. Problem jednak zaczyna się nie wtedy, gdy nadgodziny się pojawiają — ale wtedy, gdy trzeba nad nimi zapanować. 

Bo wraz z każdą dodatkową godziną pracy pojawia się pytanie: czy limit nie został już przekroczony? 

Odpowiadając na tytułowe pytanie – dopilnowanie limitu nadgodzin jest obowiązkiem pracodawcy, zatem przekroczenie ustalonego wymiaru jest również jego odpowiedzialnością. Jeśli Pracodawca prowadzi ewidencje nadgodzin w papierze lub narzędziu, które nie jest do tego dedykowane, to pilnowanie liczby nadgodzin może być wyzwaniem i nieść za sobą ryzyko popełnienia błędów.

Dlatego warto, aby organizacja była zaopatrzona w system, który obejmie tę kwestię kompleksowo, czyli zarówno poprzez elektroniczny obieg wniosków jak i ustawione limity, które nie pozwolą pracownikowi złożyć więcej nadgodzin niż mówią o tym przepisy czy wewnętrzne regulacje.

Jeśli są czynności, które może automatycznie wykonywać system to warto go zaimplementować, aby móc w tej kwestii odciążyć działy HR.   

Nadgodziny w świetle przepisów prawa pracy

Czym jest praca w godzinach nadliczbowych? 

Praca w godzinach nadliczbowych to każda praca wykonywana ponad obowiązujące normy czasu pracy lub przedłużony dobowy wymiar wynikający z obowiązującego systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 § 1 Kodeksu pracy). Nadgodziny są dopuszczalne tylko w wyjątkowych sytuacjach, takich jak: 

1. akcje ratownicze lub usuwanie awarii w celu ochrony życia, zdrowia, mienia lub środowiska, 

2. szczególne potrzeby pracodawcy. 

Wymiar pracy w nadgodzinach

Jeśli w organizacji nie ustalono innych limitów, obowiązuje roczny limit 150 godzin nadgodzin dla poszczególnego pracownika (art. 151 § 3 Kodeksu pracy). W układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub umowie o pracę możliwe jest ustalenie innego limitu (§ 4). 

Dodatek za nadgodziny

Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek (art. 151¹ § 1 Kodeksu pracy): 

• 100% wynagrodzenia – za nadgodziny przypadające w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy lub w dni wolne udzielone w zamian za pracę w niedzielę/święto, 

• 50% wynagrodzenia – za nadgodziny w pozostałe dni. 

Intuicyjne wnioskowanie, pilnowanie limitów – kompleksowość Empliset  

Mając świadomość, że pilnowanie limitów nadgodzin oraz elektroniczny obieg wniosków jest w stanie zabezpieczyć pracodawcę przed karami, stworzyliśmy rozwiązania, które są odpowiednio skonfigurowane i intuicyjne w obsłudze. W systemie pracownik wnioskuje o nadgodziny.

System na etapie wnioskowania prezentuje aktualny poziom wykorzystania limitu nadgodzin, wspierając kontrolę i zapobieganie jego przekroczeniu.

Po zaakceptowaniu wniosku przez przełożonego, nadgodziny są domyślnie rejestrowane w harmonogramie do odbioru w formie czasu wolnego. W przypadku wskazania przez przełożonego mogą zostać oznaczone jako nadgodziny do wypłaty. Co więcej, dzięki integracji z harmonogramem nadgodziny są automatycznie klasyfikowane jako 50% lub 100%, uwzględniając także szczególne przypadki, np. pracę w niedziele, święta czy w dni wolne udzielone w zamian za wcześniej przepracowane nadgodziny. Dzięki temu dział kadr może bezpośrednio przekazać do działu płac kompletny raport z prawidłowo sklasyfikowanymi godzinami.  

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi dotyczące funkcjonalności związanej z nadgodzinami w Empliset    

Czy system pilnuje limitu nadgodzin? 

Tak, system przestrzega limitu nadgodzin zgodnie z ustaleniami, które panują w organizacji, czyli odpowiednio 150 nadgodzin, albo więcej w zależności od wewnątrzzakładowych regulaminów.  

Czy nadgodziny i ich odbiory są opiekowanie wnioskami elektronicznymi?  

Tak, pracownicy składają elektroniczne wnioski zarówno o nadgodziny jak ich odbiór, które automatycznie przekierowywane są do przełożonego.  

Czy automatycznie nanoszą się nadgodziny w grafiku? 

Tak, dzięki elektronicznemu obiegu wniosków nadgodziny po zatwierdzeniu nanoszą się w harmonogramie.  

Czy system kwalifikuje nadgodziny? 

Tak, system sczytując dane pracownika dotyczące jego rozkładu czasu pracy, odpowiednio kwalifikuje nadgodziny czy są to dodatki 50% czy 100%.  

Czy można stworzyć raport nadgodzin z systemu do lisy płac?  

Tak, ewidencjonowany czas pracy można wyraportować do innego narzędzia, aby móc przekazać dane do systemu płacowego.