Urlop okolicznościowy w praktyce – kiedy przysługuje, ile dni wolnych otrzymasz i jak wygląda procedura w systemie 

Krótkie wprowadzenie: czym jest urlop okolicznościowy

Urlop okolicznościowy związany jest z ważnymi wydarzeniami rodzinnymi, z powodu których pracownik ma prawo do płatnego dnia wolnego. Do takich sytuacji należą m.in. ślub, narodziny dziecka, zgon członka rodziny.

Benefity – czy komplikują pracę HR? Zarządzaj nimi odpowiednio, aby zapewnić spójne dane do listy płac

Ile dni wolnych otrzymuje pracownik? Tabela 1/2 dni

W zależności od stopnia pokrewieństwa pracodawca udziela 1 lub 2 dni w pełni płatnego urlopu.

Urlop okolicznościowy a urlop wypoczynkowy – ważne doprecyzowanie

Na prośbę pracodawcy pracownik powinien przedstawić do wglądu dokumenty potwierdzające dane zdarzenie. Urlop ten nie jest wliczany do urlopu wypoczynkowego, ponieważ stanowi odrębne uprawnienie pracownika wynikające z przepisów.

Czy urlop okolicznościowy jest płatny?

Podstawę prawną w tym przypadku stanowi rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Ze względu na to, że jest to płatny urlop, ważna jest odpowiednia jego ewidencja, ponieważ koszty nieobecności ponosi pracodawca. Prowadzenie ewidencji w systemie umożliwia zachowanie większego porządku oraz lepszą kontrolę nad wykorzystaniem tego rodzaju urlopu.  

Masz dość ręcznego pilnowania wniosków, limitów i harmonogramów?
W Empliset pracownik składa wniosek online, system sprawdza limit, a zaakceptowana nieobecność automatycznie trafia do harmonogramu. Dzięki temu HR ma mniej ręcznych zadań, a firma większą kontrolę nad czasem pracy.

Urlop na żądanie w teorii i praktyce – 4 dni, które wymagają dobrej organizacji. Zobacz, jak uprościć ich ewidencję i uniknąć błędów 

Podstawa prawna urlopu okolicznościowego

Rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy wskazuje konkretne zdarzenia uprawniające do skorzystania z urlopu okolicznościowego i określa jego wymiar.   

Zgodnie z § 15 rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika za czas obejmujący:  

• 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy; 

• 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką. 

§16 rozporządzenia potwierdza, że za okres tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.  

Chcesz zobaczyć, jak obsługa wniosków urlopowych działa w praktyce? Umów krótką prezentację Empliset i sprawdź, jak uporządkować wnioski, harmonogramy i ewidencję czasu pracy w jednym systemie.

Empliset – urlop okolicznościowy w systemie 

W systemie Empliset istnieje możliwość wnioskowania o urlop okolicznościowy. Z poziomu HR nadawany jest limit dni przysługujących w ramach tego uprawnienia. Dzięki temu pracownik w sekcji wniosków może złożyć wniosek o urlop oraz sprawdzić, czy przysługują mu 1 lub 2 dni wolne.

Po złożeniu wniosku przez pracownika osoba odpowiedzialna dokonuje jego akceptacji, a nieobecność automatycznie przenosi się do harmonogramu. W efekcie cała ewidencja urlopu odbywa się w systemie, co usprawnia i porządkuje pracę.   

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi dotyczące funkcjonalności związanej z urlopem okolicznościowym w Empliset

Czy w Empliset można wnioskować o urlop okolicznościowy? 

Tak, w systemie skonfigurowany jest wniosek o urlop okolicznościowy. Po jego akceptacji nieobecność trafia do harmonogramu. 

Czy przełożony lub HR może dodać taką nieobecność bez wniosku pracownika? 

Tak, istnieje możliwość bezpośredniego oznaczenia nieobecności w harmonogramie na podstawie informacji przekazanej do HR lub przełożonego.  

W jaki sposób HR nadaje pracownikom wymiar urlopu okolicznościowego? 

HR na kartotece pracownika przechodzi do zakładki „Limity”. W tej sekcji dodawany jest limit dni, w ramach którego pracownik może wnioskować o urlop okolicznościowy.  

Czy system blokuje złożenie wniosku po wyczerpaniu limitu dni? 

Tak, system weryfikuje dostępny limit i w przypadku jego wyczerpania uniemożliwia złożenie wniosku.  

Czy pracownicy muszą mieć wysokie kompetencje cyfrowe, żeby korzystać z wniosków urlopowych w Empliset?

Nie. Proces składania wniosku w Empliset jest prosty i prowadzony krok po kroku. Pracownik wybiera rodzaj nieobecności, wskazuje termin i wysyła wniosek do akceptacji. System pokazuje dostępny limit i status sprawy, dzięki czemu ogranicza liczbę dodatkowych pytań do HR lub przełożonego.

Korzyści dla HR, managera i pracownika

W małej firmie jeden wniosek o urlop okolicznościowy może wydawać się prostą formalnością. W większej organizacji to już element całego procesu: trzeba zweryfikować uprawnienie, ustalić wymiar dni, zaakceptować nieobecność, zaktualizować harmonogram, zadbać o ewidencję i przekazać dane do rozliczeń.

Empliset porządkuje ten proces w jednym miejscu. Pracownik składa wniosek online, HR widzi dostępny limit, osoba odpowiedzialna akceptuje nieobecność, a system automatycznie przenosi ją do harmonogramu. Dzięki temu firma ogranicza ręczne działania, zmniejsza ryzyko błędów i zachowuje pełną historię procesu.