Sprzęt służbowy, czyli mienie powierzone pracownikowi – jak skutecznie zarządzać dystrybucją i ewidencją urządzeń? System HR może wesprzeć w zarządzaniu narzędziami, które są używane w pracy

Nie masz pewności, jaki sprzęt posiadają Twoi pracownicy, ponieważ dane o powierzonym mieniu nie są spisane lub znajdują się w wielu plikach i folderach?  

Każdy pracownik powinien mieć na swoim stanowisku pracy zapewniony sprzęt niezbędny do wykonywania obowiązków. Wiele branż nie byłoby wstanie funkcjonować, gdyby pracownicy nie posiadali laptopa czy telefonu komórkowego, które umożliwiają im realizowanie swojej pracy. W większości przypadków pracownicy nie pracują na swoich urządzeniach, lecz na tych zakupionych właśnie przez pracodawcę.  

Procesy w organizacjach powinno się odpowiednio zabezpieczać, aby mieć pełną świadomość co się w nich dzieje. Tak też powinno być w przypadku zarządzania sprzętem służbowym, który stanowi realną wartość materialną. Pracownicy powinni mieć zewidencjowane urządzenia, na których wykonują swoją pracę. Ponadto, w wielu firmach występuje również cykliczność wymiany sprzętu służbowego. Tutaj może się nasunąć pytanie, jak tym zarządzić, jeśli nie mamy pewności, kiedy dany sprzęt był przekazany pracownikowi? W organizacjach często istnieją wykazy urządzeń, ale spisane sprzęty widnieją w wielu plikach oraz folderach i po ludzku ciężko tego wszystkiego nieraz dopilnować. W Empliset rozwiązujemy tę bolączkę.  

Odpowiedzialność pracownika związana z korzystaniem ze sprzętu służbowego oraz obowiązki pracodawcy dotyczące jego zapewnienia w pracy zdalnej są wprost określone w kodeksie pracy

Zgodnie z art. 67(24) § 1 „Pracodawca jest obowiązany: 1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.” Zatem jeśli strony nie mają ustalonego korzystania przez pracownika ze sprzętu prywatnego w celach zawodowych to Pracodawca musi zapewnić sprzęt służbowy.  

Pracownik również ma obowiązki i konkretne zobowiązania związane z użytkowaniem sprzętu służbowego. Zgodnie z art. 124 § 1 „Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się: […] 2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, […] odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. § 2. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione w § 1, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.” Ten zapis przypomina nam, dlaczego ewidencja urządzeń jest tak ważna. 

Empliset umożliwia zarządzanie sprzętem służbowym w całej organizacji. Wszystkie dane dotyczące powierzonego pracownikowi sprzętu w jednym miejscu

W Empliset posiadamy moduł poświęcony administrowaniu sprzętu służbowego. W specjalnie stworzonej zakładce istnieje możliwość dodawania urządzeń, które posiadamy w organizacji. Na początku pracodawca opisuje sprzęt służbowy kategoriami np. laptop, telefon komórkowy, słuchawki, monitor.

Następnie, wewnątrz kategorii, podpina już konkretne produkty z nazwą marki, numerem seryjnym, datą zakupu. W kolejnym kroku, tak skonfigurowany sprzęt, przypisujemy do każdego pracownika. Na tym etapie wprowadzamy datę wręczenia sprzętu i stan urządzania. Pracownik również będzie widział przyporządkowany do niego sprzęt w indywidualnym kokpicie.  

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi dotyczące funkcjonalności zarządzania sprzętem służbowym w Empliset 

Czy można dodać do aplikacji wiele kategorii sprzętów służbowych? 

Tak, w dedykowanej zakładce istnieje możliwość, żeby dodać zarówno tyle kategorii jak i urządzeń na ilu realnie pracuje się w organizacji.  

Czy pracownikowi mogę dodać trzy sprzęty służbowe?  

Tak, każdemu pracownikowi można przydzielić tyle narzędzi z ilu korzysta. Nie ma tutaj ograniczeń.  

Czy pracownik widzi jakie ma przydzielone sprzęty służbowe? 

Tak, pracownik w swojej kartotece widzi jakie urządzenia są mu przypisane.  

Kto może zarządzać sprzętem służbowym w Empliset?  

Użytkownik z odpowiednio skonfigurowanymi uprawnieniami, np. pracownik IT bądź administracji. Może to pozostać również w rękach HR Admina, to zależy od wewnętrznych ustaleń organizacji i polityki firmy.